Description sommaire
Sous la responsabilité du supérieur immédiat, le titulaire du poste assure le service aux citoyens, soit la réception et le suivi des appels et des courriels entrants et accueille les citoyens sur place. Il effectue la saisie des données pour les requêtes, les permis et le logiciel d’entretien préventif. Il procède aux diverses inscriptions en ligne, assure le suivi des plateaux, réservations et locations et assure le suivi des clés et du matériel. Il effectue diverses tâches visant à assurer un soutien administratif aux divers services.
Description des responsabilités et tâches exercées
- Assure la réception, le filtrage, la répartition et le suivi des appels téléphoniques, du courrier et des courriels;
- Accueil, renseigne et dirige les citoyens;
- Recueille les informations, effectue la saisie de données dans le logiciel de requêtes, le logiciel de demande de permis et le logiciel d’entretien préventif et génère des rapports;
- Rédige, produit, corrige, transcrit et effectue la mise en page de différents documents;
- Effectue le classement de documents, tient à jour les registres et effectue la prise de rendez-vous;
- Procède aux diverses inscriptions en ligne, assure le suivi des plateaux, des réservations et des locations et assure le suivi des clés et du matériel;
- Collabore à la perception au comptoir (permis et taxes);
- Prépare les salles et s’assure de la disposition;
- Accomplit tout autre mandat ou tâches connexes à la demande de son supérieur immédiat.
Cette description n’est pas limitative. Elle contient les éléments principaux à accomplir.
Exigences
- DEP en secrétariat ou l’équivalent;
- Détenir un (1) an d’expérience pertinente à la fonction;
- Sens développé du service à la clientèle, courtoisie et tact;
- Autonomie, polyvalence et faire preuve de jugement;
- Sens de l’organisation développé, rigueur, respect des échéanciers;
- Habileté à communiquer des renseignements ou à exprimer des idées d’une manière claire;
- Excellente connaissance de la langue française et des procédés administratifs internes de bureau;
- Maîtrise les outils informatiques, incluant la suite Office.